Peserta Didik

Diperbarui 04/06/2024

Menu Peserta Didik digunakan untuk mengelola data Peserta didik, antara lain : mengimport, menambah, memperbarui data, foto profil, menghapus dan memutasi keluar.

Untuk masuk ke menu Peserta DIdik, klik menu KESISWAAN > Peserta Didik, maka akan tampil halaman Peserta Didik sebagai berikut

Import Peserta Didik

Menu import Peserta didik digunakan untuk memasukkan data peserta didik yang masuk sebagai peserta didik sejak awal Tahun Pelajaran baru. Untuk mengimport data, klik tombol Import Peserta Didik maka akan tampil dialog import

Selanjutnya klik tombol Download Template data PD untuk men-download template data Peserta Didik

Setelah berhasil di-download, kemudian buka dengan aplikasi Microsoft excel / aplikasi sejenis untuk mengubah / mengisi data

• NISD  - Adalah Nomor Induk Siswa Digital yang terdiri dari 8 angka yang digunakan aplikasi untuk mengidentifikasi siswa, NISD harus unik, tidak boleh ada yang sama pada setiap siswa. NISD menggunakan format EAN-8, sehingga dapat dicetak menggunakan barcode. NISD dapat dibuat otomatis melalui menu KESISWAAN > Pembuat NISD.
• NIK/KITAS - Nomor Induk Kependudukan yang tercantum pada Kartu Keluarga, Kartu Identitas Anak, atau KTP (jika sudah memiliki) bagi WNI. NIK memiliki format 16 digit angka. Contoh: 6112090906021104. Pastikan NIK tidak tertukar dengan No. Kartu Keluarga, karena keduanya memiliki format yang sama. Bagi WNA, diisi dengan nomor Kartu Izin Tinggal Terbatas (KITAS). NIK siswa harus unik, tidak boleh ada yang sama.
• NIS - Nomor Induk Siswa (jika memiliki) sesuai standard sekolah masing-masing dengan panjang maksimum 17 karakter.
• NISN - Nomor Induk Siswa Nasional (jika memiliki). NISN memiliki format 10 digit angka. Contoh: 0009321234. Untuk memeriksa NISN, dapat mengunjungi laman http://nisn.data.kemdikbud.go.id/page/data
• NIS13 - Nomor Induk Siswa dalam format EAN-13 / angka sepanjang 13 digit. Contoh: 1234567890123.
• RFID - Kode RFID dari kartu siswa (KTS) jika menggunakan kartu RFID berjenis Mifare. Kode RFID memiliki panjang 10 karakter. Contoh: 1A3456F890, yang didapat dengan cara membaca kode kartu menggunakan RFID Reader.
• Nama Peserta Didik - Nama peserta didik sesuai dokumen resmi yang berlaku (akta atau ijazah sebelumnya). Nama siswa maksimum 50 karakter (termasuk spasi). Hanya boleh huruf A-Z, Spasi, Titik & tanda petik tunggal (`).
• Kode Program / Jurusan - Kode Program/Jurusan peserta didik berupa angka 1 s/d 999. Lihat Kode Program dari DATA REFERENSI > Program / Jurusan.
• Jenis kelamin - Diisi LK / PR. Pengisian jenis kelamin selain LK/PR, misalnya L atau P akan menyebabkan data siswa tersebut dilewati (tidak diimport).
• Tempat Lahir - Tempat lahir peserta didik sesuai dokumen resmi yang berlaku Maksimal 25 karakter (termasuk spasi).
• Tanggal Lahir - Tanggal lahir peserta didik sesuai dokumen resmi yang berlaku dengan format : TGL-BLN-TAHUN. Contoh : 28-12-2001.
• Agama - Agama atau kepercayaan yang dianut oleh peserta didik. Maksimal 35 karakter (termasuk spasi).
• Alamat Jalan - Jalur tempat tinggal peserta didik, terdiri atas gang, kompleks, blok, nomor rumah, dan sebagainya selain informasi yang diminta oleh kolom-kolom yang lain pada bagian ini. Sebagai contoh, peserta didik tinggal di sebuah kompleks perumahan Griya Adam yang berada pada Jalan Kemanggisan, dengan nomor rumah 4-C, di lingkungan RT 005 dan RW 011, Dusun Cempaka, Desa Salatiga. Maka dapat diisi dengan Jl. Kemanggisan, Komp. Griya Adam, No. 4-C.
• RT - Nomor RT tempat tinggal peserta didik saat ini. Berupa angka 1 s/d 99.
• RW - Nomor RW tempat tinggal peserta didik saat ini. Berupa angka 1 s/d 99.
• Provinsi - Provinsi tempat tinggal peserta didik saat ini. Maksimal 35 karakter (termasuk spasi).
• Kabupaten/Kota - Kabupaten/Kota tempat tinggal peserta didik saat ini. Maksimal 35 karakter (termasuk spasi).
• Kecamatan - Kecamatan tempat tinggal peserta didik saat ini. Maksimal 35 karakter (termasuk spasi).
• Kelurahan - Kelurahan tempat tinggal peserta didik saat ini. Maksimal 35 karakter (termasuk spasi).
• Kode Pos - Kode Pos tempat tinggal peserta didik saat ini. berupa angka 5 digit. Contoh : 62243.
• Domisili - Adalah Tempat tinggal peserta didik saat ini : Bersama orang tua, Bersama Wali, Kos, Asrama, Panti Asuhan, Pesantren atau Lainnya. Maksimal 35 karakter (termasuk spasi).
• Transportasi - Jenis transportasi utama atau yang paling sering digunakan peserta didik untuk berangkat ke sekolah : Jalan kaki, Kendaraan pribadi, Kendaraan Umum/angkot/Pete-p, Jemputan Sekolah, Kereta Api, Oj, Andong/Bendi/Sado/Dokar/Delman/Beca, Perahu penyebrangan/Rakit/Getek, Lainnya. Maksimal 50 karakter (termasuk spasi).
• Nomor KKS - Nomor Kartu Keluarga Sejahtera (jika memiliki). Nomor yang dimaksud adalah 6 digit kode yang tertera pada sisi belakang kiri atas kartu (di bawah lambang Garuda Pancasila).
• Anak Ke - Diisi angka 1-99
• Penerima KPS/KPH - Status peserta didik sebagai penerima manfaat KPS (Kartu Perlindungan Sosial)/PKH (Program Keluarga Harapan). Diisi angka 0 atau 1. 0 = Tidak, 1 = Ya.
• Nomor KPS/PKH - Nomor KPS atau PKH yang masih berlaku jika kolom Penerima KPS/PKH diisi angka 1 (Penerima). Maksimum 15 karakter
• Penerima KIP - Status peserta didik sebagai penerima KIP (Kartu Indonesia Pintar). Diisi angka 0 atau 1. 0 = Tidak, 1 = Ya.
• Nomor KIP - Nomor KIP milik peserta didik apabila kolom Penerima KIP diisi angka 1 (Penerima). Nomor yang dimaksud adalah 6 digit kode yang tertera pada sisi belakang kanan atas kartu (di bawah lambang toga).
• Nama Ayah - Nama ayah kandung peserta didik sesuai dokumen resmi yang berlaku. Hindari penggunaan gelar akademik atau sosial (seperti Alm., Dr., Drs., S.Pd, dan H.). Maksimum 50 karakter (termasuk spasi).
• NIK Ayah - Nomor Induk Kependudukan yang tercantum pada Kartu Keluarga atau KTP ayah kandung peserta didik. NIK terdiri atas 16 digit angka.
• Tahun Lahir Ayah - Tahun lahir ayah kandung peserta didik. Diisi 4 digit tahun. Contoh : 1980.
• Pendidikan Ayah - Pendidikan terakhir ayah kandung peserta didik : Tidak sekolah, Putus SD, SD Sederajat, SMP Sederajat, SMA Sederajat, D1, D2, D3, D4/S1, S2, S3. Maksimum 35 karakter (termasuk spasi).
• Pekerjaan Ayah - Pekerjaan utama ayah kandung peserta didik. Diisi Meninggal Dunia apabila ayah kandung peserta didik telah meninggal dunia. Maksimum 35 karakter (termasuk spasi).
• Penghasilan Ayah - Rentang penghasilan ayah kandung peserta didik : Tidak Berpenghasilan, Kurang dari 500,000, 500.000 s/d 999.9999, 1 juta s/d 1.999.999, 2 juta s/d 4.999.999, 5 juta s/d 20 juta, Lebih dari 20 juta. Maksimum 35 karakter (termasuk spasi).
• Nomor HP Ayah - Diisi nomor seluler / Nomor Whatsapp ayah kandung peserta didik yang masih aktif. Ditulis dengan kode negara tanpa +. Contoh : 62812345678.
• Nama Ibu - Nama Ibu kandung peserta didik sesuai dokumen resmi yang berlaku. Hindari penggunaan gelar akademik atau sosial (seperti Alm., Dr., Drs., S.Pd, dan H.). Maksimum 50 karakter (termasuk spasi).
• NIK Ibu - Nomor Induk Kependudukan yang tercantum pada Kartu Keluarga atau KTP Ibu kandung peserta didik. NIK terdiri atas 16 digit angka.
• Tahun Lahir Ibu - Tahun lahir Ibu kandung peserta didik. Diisi 4 digit tahun. Contoh : 1980.
• Pendidikan Ibu - Pendidikan terakhir Ibu kandung peserta didik : Tidak sekolah, Putus SD, SD Sederajat, SMP Sederajat, SMA Sederajat, D1, D2, D3, D4/S1, S2, S3. Maksimum 35 karakter (termasuk spasi).
• Pekerjaan Ibu - Pekerjaan utama Ibu kandung peserta didik. Diisi Meninggal Dunia apabila Ibu kandung peserta didik telah meninggal dunia. Maksimum 35 karakter (termasuk spasi).
• Penghasilan Ibu - Rentang penghasilan Ibu kandung peserta didik : Tidak Berpenghasilan, Kurang dari 500,000, 500.000 s/d 999.9999, 1 juta s/d 1.999.999, 2 juta s/d 4.999.999, 5 juta s/d 20 juta, Lebih dari 20 juta. Maksimum 35 karakter (termasuk spasi).
• Nomor HP Ibu - Diisi nomor seluler / Nomor Whatsapp Ibu kandung peserta didik yang masih aktif. Ditulis dengan kode negara tanpa +. Contoh : 62812345678.
• Nama Wali - Nama Wali peserta didik sesuai dokumen resmi yang berlaku. Hindari penggunaan gelar akademik atau sosial (seperti Alm., Dr., Drs., S.Pd, dan H.). Maksimum 50 karakter (termasuk spasi).
• NIK Wali - Nomor Induk Kependudukan yang tercantum pada Kartu Keluarga atau KTP Wali peserta didik. NIK terdiri atas 16 digit angka.
• Tahun Lahir Wali - Tahun lahir Wali peserta didik. Diisi 4 digit tahun. Contoh : 1980.
• Pendidikan Wali - Pendidikan terakhir Wali peserta didik : Tidak sekolah, Putus SD, SD Sederajat, SMP Sederajat, SMA Sederajat, D1, D2, D3, D4/S1, S2, S3. Maksimum 35 karakter (termasuk spasi).
• Pekerjaan Wali - Pekerjaan utama Wali peserta didik. Diisi Meninggal Dunia apabila Ibu kandung peserta didik telah meninggal dunia. Maksimum 35 karakter (termasuk spasi).
• Penghasilan Wali - Rentang penghasilan Wali peserta didik : Tidak Berpenghasilan, Kurang dari 500,000, 500.000 s/d 999.9999, 1 juta s/d 1.999.999, 2 juta s/d 4.999.999, 5 juta s/d 20 juta, Lebih dari 20 juta. Maksimum 35 karakter (termasuk spasi).
• Nomor HP Wali - Diisi nomor seluler / Nomor Whatsapp Wali peserta didik yang masih aktif. Ditulis dengan kode negara tanpa +. Contoh : 62812345678.
• Nama Asal Sekolah - Nama sekolah peserta didik sebelumnya. Untuk peserta didik baru, isikan nama sekolah pada jenjang sebelumnya. Sedangkan bagi peserta didik mutasi/pindahan, diisi dengan nama sekolah sebelum pindah ke sekolah saat ini. Maksimum 50 karakter (termasuk spasi).
• Alamat Asal Sekolah - Alamat sekolah peserta didik sebelumnya. Kolom ini juga bisa diisi dengan nomor NPSN sekolah sebelumnya. Maksimum 200 karakter (termasuk spasi).
• Nomor Ijazah - Nomor seri ijazah peserta didik pada jenjang sebelumnya. Diisi 16 Digit yang tertera di Ijazah jenjang sebelumnya.
• Nomor SKHU - Nomor seri SKHUS/SKHUN/SHUN peserta didik pada jenjang sebelumnya (jika memiliki). Diisi 16 Digit yang tertera di SKHU jenjang sebelumnya.
• Tahun Ijazah - Diisi 4 digit tahun ijazah jenjang sebelumnya. Contoh : 2022.
• Jenis Pendaftaran - Diisi jenis pendaftaran siswa berupa angka 0 s/d 3. 0 = Siswa Baru, 1 = Siswa Pindahan (mutasi masuk), 2 = Siswa Keluar (mutasi keluar), 3 = Siswa Lulus.
• Tanggal Masuk - Diisi dengan tanggal siswa mulai masuk, data tanggal masuk ini digunakan sebagai acuan mulai perhitungan presensi kehadiran siswa dengan format : TGL-BLN-TAHUN. Contoh : 28-12-2001.

Setelah semua data terisi, simpan kembali file dan pastikan nama file & formatnya tidak berubah. Nama file yang benar adalah Template-data-siswa

Apabila ada tambahan huruf / angka dibelakang nama Template-data-siswa misalnya Template-data-siswa (2) (hal ini biasanya ditambahkan secara otomatis oleh sistem operasi apabila sebelumnya anda sudah pernah mendownload file yang sama), maka namai ulang (rename) nama file menjadi hanya Template-data-siswa, serta tetap dengan format xlsx (bukan xlsx, xlsm, csv, ataupun format yang lain)

Selanjutnya buka kembali menu import dengan meng-klik tombol Import Peserta Didik untuk membuka dialog import Peserta Didik, selanjutnya klik tombol Browse untuk mencari file Template-data-siswa yang sudah diedit, lalu klik tombol Proses Untuk meng-upload dan memproses data

Jika semuanya benar, maka data akan diimport dengan sukses.

Tambah Peserta Didik

Menu Tambah Peserta didik digunakan untuk menambah data peserta didik yang masuk sebagai peserta didik saat Tahun Pelajaran sudah berjalan / peserta didik pindahan dari sekolah lain. Untuk menambah data Peserta Didik, klik tombol Tambah maka akan tampil formulir penambahan Peserta Didik sebagai berikut :

• Semua kolom berwarna merah menandakan wajib diisi.
• Isilah data yang sesuai dengan tipe data & format yang diminta.
• Setelah semua kolom diisi, kemudian klik tombol Simpan

Memperbarui Data Peserta Didik

Untuk memperbarui data peserta didik, klik tepat diatas Nama Peserta didik berwarna biru

• Maka akan tampil halaman Profil Peserta didik, kemudian tekan tombol Perbarui
• Selanjutnya Perbarui data yang diperlukan.
• Isilah data yang sesuai dengan tipe data & format yang diminta.
• Kemudian klik tombol Simpan

Foto Profil Peserta Didik

Untuk menambahkan / memperbarui foto profil peserta didik adalah sebagai berikut :

• Masuk ke halaman profil peserta didik
• Klik pada foto profil maka akan tampil dialog penelusuran gambar untuk dijadikan foto profil. 

Pilih Foto profil, lakukan pemotongan gambar agar sesuai, kemudian klik tombol Simpan

Menghapus Peserta Didik

Untuk menghapus data peserta didik, klik pada area kosong di baris data peserta didik sehingga baris tersebut diblok warna biru.

• Kombinasikan dengan menekan tombol SHIFT atau CTRL di keyboard untuk memilih lebih dari satu peserta didik
• Kemudian klik tombol Hapus

Menambahkan Sebagai Anggota Rombel

Selain melalui menu manajeman Anggota Rombel, peserta didik juga dapat ditambahkan menjadi anggota sebuah rombel langsung dari halaman profil :

• Masuk ke halaman profil peserta didik
• Klik tombol + Tambah yang berada di samping label   Anggota Rombel

• Selajutnya akan tampil dialog pilihan rombel

• Pilih Rombel dari daftar
• Kemudian tekan tombol Tambah
• Peserta didik dapat ditambahkan ke lebih dari satu rombel

Menghapus dari Anggota Rombel

Selain melalui menu manajeman Anggota Rombel, keanggotaan peserta didik pada sebuah Rombel juga dapat dihapus dari halaman profil :

• Masuk ke halaman profil peserta didik
• Klik tombol - yang berada di samping Nama Rombel

• Selajutnya akan tampil dialog konfirmasi hapus dari anggota Rombel

• Kemudian tekan tombol YA

Memutasi Keluar Peserta Didik

Untuk memutasi keluar peserta didik langkahnya adalah sebagai berikut :

• Masuk ke halaman profil peserta didik
• Klik tombol Mutasi Keluar yang berada di bagian bawah profil

• Saat ada konfirmasi mutasi keluar, tekan tombol YA

Menyaring Data Peserta Didik

Data Peserta Didik dapat ditampilkan berdasarkan kriteria antara lain : Status (Aktif, Masuk, Mutasi keluar & Lulus), Nomor Induk Siswa Digital (NISD), Nama Peserta Didik, Program / Jurusan, Domisili / Tempat Tinggal, Kabupaten / Kota dan berdasarkan Jenis Kelamin.

Penyaringan dapat dilakukan berdasarkan satu kriteria maupun kombinasi dari berbagai kriteria.

Pada saat data ditampilkan pertama kali, maka data yang tampil adalah peserta didik berstatus AKTIF, dimana peserta didik aktif adalah peserta didik yang diinput melalui fungsi Import & Tambah.

Untuk menyaring berdasarkan status, klik pada pilihan dropdown yang berada di atas tabel.

Sedangkan untuk menyaring berdasarkan Nomor Induk Siswa Digital (NISD), Nama Peserta Didik, Program / Jurusan, Domisili / Tempat Tinggal, Kabupaten / Kota dan berdasarkan Jenis Kelamin, ketik pada kolom-kolom isian yang berada dibawah tabel.

---